危机管理咨询和IT公司向远程工作的过渡

危机管理咨询和IT公司向远程工作的过渡

行业
信息技术
技术领域
IT咨询,Office 365,Power BI

顾客

该客户是一家总部位于美国的国际IT服务提供商,拥有700名员工。

挑战

由于COVID-19大流行造成的严峻形势,客户需要在一周内将其员工转移到远程工作。客户面临着向远程办公过渡的几个挑战:

  • 部分基于纸张的文档管理(例如法律和财务文档)。
  • 公司使用的数字工具的差异。
  • 数据安全问题。
  • 缺乏有效的远程员工生产力评估。

客户需要为所有公司员工提供一个功能齐全且安全的数字环境,并提供必要的硬件以及有效的协作,内容管理和通信工具。客户在短期内没有可用的内部资源来管理过渡。

客户委托ScienceSoft提供 危机管理咨询服务,包括执行公司向远程工作的过渡。 ScienceSoft的服务范围包括:

规划

为了及时有效地应对危机,ScienceSoft的团队分析了客户当前的业务流程,并评估了公司员工进行远程工作的资格。 10%的员工被定义为关键资源,应继续在办公室工作。他们包括数名处理法律文书工作的员工,支持远程访问本地服务器的IT支持人员以及负责运输和快递服务的团队。其余员工将在一周内分两个阶段转移到远程工作。

远程环境准备

ScienceSoft的团队可以通过Cisco AnyConnect VPN稳定地访问客户的内部基础架构和基于云的资源。该团队为客户的IT支持人员提供了有关正确VPN配置和互联网渠道的指南。由于许多客户的内部资源只能通过办公室访问,因此我们的团队调整了外部访问政策。

协作和生产力工具优化

ScienceSoft的团队针对新的远程工作条件审查了客户使用的数字工具。客户的员工使用Confluence和SharePoint进行文档存储,使用Jira和Microsoft Project进行项目跟踪,使用Skype for Business,Slack和Microsoft Teams进行协作。为了实现客户数字环境的一致性,ScienceSoft的团队建议坚持使用Microsoft工具。由于许多实时业务流程都依赖于Jira和Confluence,因此我们的团队制定了一项计划,从长远来看,可以顺利过渡到Microsoft工具。该团队建议使用Microsoft Project进行项目管理,使用SharePoint进行内容管理,使用Teams进行跨公司协作,而将Skype for Business用作备份工具。

文件生命周期数字化

为了减少文书工作量,ScienceSoft的团队建议将文档管理数字化,并引入了用于管理电子文档和数字签名的工具。该团队将DocuSign与Office生产力工具集成在一起,从而实现了合同和工单等文档生命周期的完全自动化。

安防措施

ScienceSoft的团队对客户的基础架构进行了全面的漏洞评估和渗透测试。根据结果​​,我们的团队制定了与访问云和办公环境,请求和批准访问权限等相关的安全准则。这些准则已在公司内部门户网站上发布。

为了增强客户数字环境的安全性,ScienceSoft的团队阻止了外部VPN对敏感内部资源的访问,并引入了对可访问资源的附加安全扫描。我们的团队还帮助加密了员工从办公室带回家的工作站硬盘,并激活了所有远程工作站的用户访问控制功能,以提供更好的保护。

生产力追踪

为了使客户能够有效地跟踪远程员工的工作效率,ScienceSoft的团队实施了一系列专门的 Power BI报告,例如时间表报告,项目状态报告,网络和应用使用情况报告。这些报告使公司的经理能够每天查看员工活动的全貌及其工作时间,每天或每周跟踪项目进度,等等。

用户培训

ScienceSoft的团队进行了有关远程工作的整体流畅性及其安全性和合规性方面的培训。我们的团队还为客户的员工创建了有关Microsoft Project,Teams和Power BI的高级功能的指南,并进行了有关使用这些工具的培训。

结果

客户有60%的员工在2天内迁移到了远程办公,接下来的30%在一周内迁移到了远程办公,这对公司的业务连续性没有影响。客户还获得了跨办公室和远程员工工作站的功能和安全的工作环境。

通过数字化大多数法律和财务文书,客户可以减少快递服务的负担并减少相关费用。新的报告功能有助于全面了解远程员工的工作活动,并有效地监控员工的工作效率。公司员工使用的数字工具的一致性有助于加速业务流程并改善协作。

技术与工具

思科AnyConnect VPN,Office 365,DocuSign,Microsoft ADFS,Citrix ADC,RADIUS服务器,BitLocker,VeraCrypt。

致电给我们,我们的代表将在30分钟内与您联系以安排初步讨论。