文档自动化软件|主要功能和平台

文档自动化软件 -  Sciencesoft

32年软件开发,Sciencesoft为文档自动化软件提供咨询

文档自动化软件:GIST

文档自动化软件通过采用利用可重复使用的文件模板来减少高度正式化文件的起草时间(例如,财务报表,发票,政府形式,雇佣合同),该模板利用杠杆条件逻辑和连接的数据来源。文档自动化软件与OCR,DMS,CRM软件等集成。基于平台的文档自动化解决方案的实施成本约为30,000美元 - 50,000美元。

文档自动化软件:关键功能

模板创建和管理

  • 用于创建由动态字段和使用复杂分支逻辑的面试表单组成的智能模板的模板编辑器。
  • 将ORG的电子文档(例如,合同,发票)转换为DMS或其他存储库中的存储器成智能模板。
  • 模板批准工作流程。
  • 基于AI的转换将扫描文档转换为可读文档(例如,以PDF格式),并使用内置或集成的OCR软件将数据从它们中提取到智能模板中。
  • 集中存储智能模板。
  • 模板按标题,全文和元数据进行搜索。

文档生成和管理

  • 使用面试表单答案或由于从集成数据源(例如,企业系统,数据库)的自动数据提取而创建的文档创建 智能文档模板。
  • 批量文档生成(例如,合同,发票,信件,应用程序,索赔)。
  • 文档程序集工作流程。
  • 内置电子签名。
  • 警报和通知(例如,文件 创建或批准,模板 modification).

文档输出和分配

  • 多个输出格式(.pdf,.docx,.pptx,.html)。
  • 文档输出不同语言。
  • 移动访问文档和移动签名捕获。
  • 脱机访问文档。
  • 通过电子邮件自动分发创建的文档。

文档安全和合规性

  • 数据加密。
  • 基于角色的访问控制。
  • 多因素身份验证。
  • 文档版本控制和审计跟踪。
  • 文档存档和保留/删除策略。
  • 文档备份和恢复。
  • 文档合规性管理(例如,HIPAA,GDPR,GLBA,SOX)。

通过文档自动化软件减少起草时间

Sciencesoft的团队将帮助您实现文档自动化解决方案,以确保快速准确的文档创建和装配。

+数据源

(CRM,ERP,DMS和HR系统,数据库,电子邮件服务等),以启用具有相关数据的自动群体百分比。例如,与CRM的集成允许自动使用客户数据(例如,名称,法律地址)自动填充合同和销售建议的模板。

+ DMS. + BI 消息 和 博客 家 java. 要旨 。网 PHP. CMS. ERP. C ++ CRM. 德 FI. EN.

由于DMS的文档自动化软件和工作流功能的智能模板,从创建完全自动化文件生命周期到电子签名。

+ BI

在BI软件中建立关于使用自动生成的文档(例如,批准/拒绝/未决文件,文档流量的批准/拒绝/未决文件,文档流量)来评估文档自动化软件的效率。

+ OCR.

将扫描的文档转换为PDF等可读格式,并将数据从它们中提取到智能模板中。

轻松集成

with data sources (e.g., CRM, ERP, HR system, databases, email services) from which business data is extracted into 智能文档模板。

缺口文档模板编辑器

to enable even non-technical users to create 智能文档模板。

移动和离线访问

允许用户在任何位置使用任何设备和不依赖Internet连接的任何位置生成文档。

强烈的安全特征

符合GDPR,SOX,GLBA,HIPAA等政府和行业特定的法规。

文档自动化软件:投资

基于平台的文档自动化软件范围的平均成本在30,000美元到50,000美元之间。定制解决方案的成本通常更大,并取决于它们的复杂程度。

主要的财务成果

根据我们的经验,使用文档自动化软件的主要财务结果包括:

  • 增加员工生产力由于减少70%花在文件起草的时间。
  • 100%文档准确性由于自动化文件生成并确保合规性。
  • 文件创建的成本降低由于时间减少和人力努力。

我们推荐的平台

我们不向医疗保健等高度监管行业推荐大型企业和组织的开源选项。它们可能缺乏多语言支持和电子签名工作流程等重要功能,并且不太可能符合所需的政府和行业特定的合规规定。至于商业产品,我们推荐以下最常用的产品:

SharePoint在线

最适合:医疗保健,金融服务,建筑,教育组织。

描述

评分:4.21 / 5通过软件建议(Gartner)

主要优势:支持多种文档格式,强大的安全功能,自定义性,与Office 365的OOTB集成。

注意:缺乏内置数字签名和 有限的OOTB文档工作流程,需要定制和集成(例如,DocuSign,Power Automate)。

特征

  • 支持多种文档格式(例如,.docx,.pdf,.pptx,.zip,.odt,.ods,.xlsb .ppsx)。
  • 内置模板,可快速创建典型文件,如字母,合同,政策,发票。
  • 文档条款库和用于正式文件等合同的字段。
  • 内置工作流,用于文档批准,收集签名等。
  • 文件共同创作。
  • 版本控制和审计跟踪。

价钱

$ 12.50 - 57美元用户/月(包括Office Apps)。

迎风核心

最适合:Pharma,Life Sciences,Banking和保险组织,政府机构。

描述

评分:4.8 / 5通过软件建议(Gartner)

主要优势:支持多个数据源(例如,Salesforce,Dynamics 365)。

注意:没有内置数字签名。

特征

  • 多个文档输出格式(例如,.docx,.pdf,.pptx,.html,.svg,.xlsx)。
  • 文档模板设计师。
  • 批量文档处理。

价钱

开始于$547/月,免费试用。

框架文件

最适合:会计,教育,医疗保健和房地产组织。

描述

评分:4.78 / 5通过软件建议(Gartner)

主要优势:内置数字签名。

注意:用于大量文件的非方便定价模型。

特征

  • 多种文档输出格式(例如,.docx,.pdf,.pptx,.html)。
  • 文档模板。
  • 批量文档处理。
  • 基于自动的内容的文档分类,以将文档组织成类别或主题。
  • 自动文档工作流程。
  • 版本控制。

价钱

开始于$92/月,免费试用。

当自定义文档自动化软件是最合适的

我们建议您选择自定义文档自动化软件,例如,如果您的公司有特定的需求,例如需要使用的先进技术,例如人工智能(AI)或机器学习(ML),例如:

  • AI支持文档和模板中的敏感信息的检测(例如,根据特定关键字),以确保对医疗保健等高度监管行业的组织进行额外的保护程度。
  • 基于ML的检测和删除复制或近双模板和文件。
  • ML驱动的文本分类,用于基于各个单词,短语,标题,元数据,甚至嵌入的图像将新生成或捕获的文档分配给一个或多个类别,并将其路由到相关的专家,这有助于节省时间和资源。

SCIENCESTOFT的文档自动化软件实现

在开发文档管理软件方面经验丰富,Sciencesoft为自动文档生成提供了咨询和实施解决方案。

文档自动化软件咨询

  • 分析您公司的文档工作流程和类型的文档,以选择自动化文件(例如,发票,财务报表或报告)。
  • 优先介绍文档自动化解决方案的功能。
  • 决定拟合实现选项:基于平台或自定义开发。
  • 建议基于智能文档所需的数据来源(CRM,ERP,HR,电子商务,会计软件等)所需的必要集成。

文档自动化软件实现

  • 提高文档自动化软件的技术要求。
  • 实施基于平台或 自定义文档自动化解决方案。
  • 与企业系统(例如,CRM,ERP,HRMS)集成,其他数据源(例如,数据库)或高级技术(例如,AI,ML)。
  • 质量保证。
  • 实施后支持。

关于Sciencesoft.

Sciencesoft是一个全球IT咨询和IT服务公司,总部位于德克萨斯州德克萨斯州麦金尼。我们提供文档自动化软件的咨询,实施,支持和演进,以便快速准确地创建企业并确保监管合规性。如果您对文档自动化软件感兴趣,请检查我们的优惠.